Interessada em reduzir os impactos da descentralização dos processos de gestão de viagens corporativas, elevando o compliance das políticas de viagens e automatizando processos manuais que apresentavam erros constantes, o Sistema Sicredi de cooperativas de crédito resolveu todas as suas insuficiências operacionais, inovando junto com a Paytrack .
Identificando oportunidades em cenários complexos, o panorama de deslocamentos das cooperativas entre outras questões operacionais instituiu o projeto Inovar Juntos, que virou uma forte parceria desde 2018.
Sucesso do projeto piloto simplifica o processo de prestação de contas de 20 mil colaboradores.
O projeto piloto teve início com 70 colaboradores do Sicredi que utilizaram o sistema de despesas durante 3 meses.
Como resultado primário, o contato com as duas agências parceiras foi otimizado.
Antes, a gestão de viagens e a comunicação com as agências era realizada de forma manual, através de e-mails e contatos telefônicos.
Agora a comunicação passa a ser inteiramente online e centralizada em uma única ferramenta para ambas as agências.
Após o projeto piloto, com a aderência dos usuários, gradualmente outras cooperativas de crédito que compõem o Sicredi passaram a utilizar o aplicativo, pela usabilidade descomplicada, diversos benefícios e otimizações de rotina que puderam ser metrificados.
A redução de tempo na emissão dos voos (best fare) e o aumento da autonomia do viajante, por exemplo, foram pontos notáveis com o uso da nova ferramenta.
As soluções da Paytrack estão presentes em mais de 70 cooperativas, simplificando o processo de prestação de contas de mais de 20 mil colaboradores.
Reestruturação dos processos que trouxe reduções operacionais de até 80%
Com a automatização dos processos, a gestão e o cumprimento das políticas se tornaram muito mais fácil, isso devido às regras que foram parametrizadas, que alertam colaboradores e gestores das violações de políticas de viagens e despesas.
Com as políticas bem aplicadas e sendo seguidas sem estar sujeito a erros manuais, houve grande diminuição nos custos operacionais da empresa. Como exemplo, a diminuição do tempo despendido para execução de todo o processo de despesas, indo de 10 dias para apenas 2 dias. Totalizando uma redução de 80% do tempo utilizado em toda a cadeia.
Além disso, houve uma redução de 40% dos custos com as despesas ao aderir a solução, em comparação ao formato anterior de lançamento dos reembolsos pelo time de contas a pagar do CAS.
Com os ótimos resultados alcançados até o momento, a parceria Paytrack-Sicredi continua buscando as melhores práticas de mercado para obter ainda mais resultados na gestão administrativa da empresa.
Os planos para os próximos passos da parceria estão a todo vapor com a perspectiva de gestão independente das cooperativas que oferecerá mais autonomia no processamento de viagens e demais despesas.
Fonte: Sicredi
